Un modèle de rapport au conseil d’administration pour associations est une présentation prête à l’emploi qui transforme les données d’adhésion, d’engagement et de finances en un point court sur lequel le conseil peut agir. Ce modèle PowerPoint gratuit compte huit diapositives aux graphiques modifiables, des notes du présentateur qui expliquent chaque indicateur et une annexe de définitions des indicateurs avec leurs formules.
Le contenu de chaque diapositive
1. Titre
La période, le nom de l’organisation, l’auteur du rapport et la date.
2. En un coup d’œil
Quatre chiffres clés (membres, taux de renouvellement, croissance nette et cotisations par rapport au budget) avec leur évolution, plus les trois choses qui ont changé sur la période et pourquoi elles comptent.
3. Adhésions
Un graphique des membres sur 12 mois avec les nouveaux membres, les départs, le taux de renouvellement et le taux de renouvellement de première année.
4. Engagement
La participation aux événements par mois, avec le taux d’engagement, les événements par membre, le taux de clic e-mail et l’activation de l’espace membre.
5. Fidélisation : membres à risque
Les niveaux de risque Élevé, Moyen et Faible, le nombre de membres de chaque niveau qui renouvellent sous 90 jours, l’état du suivi et le soutien attendu du conseil.
6. Revenus
Le réalisé par rapport au budget pour les cotisations, les événements et les partenariats, avec les revenus cumulés, les factures impayées et la prévision de fin d’année.
7. Décisions et demandes au conseil
Jusqu’à trois décisions ou demandes, chacune avec les options, une recommandation et une date limite.
8. Annexe : définition des indicateurs
La formule, la source et le responsable de chaque indicateur, pour que les chiffres aient le même sens à chaque période.
Les indicateurs définis dans le modèle
| Indicateur | Formule |
|---|---|
| Taux de renouvellement | Renouvelés ÷ à renouveler × 100 |
| Renouvellement 1re année | Membres de 1re année renouvelés ÷ membres de 1re année à renouveler × 100 |
| Croissance nette | Nouveaux membres − départs |
| Taux d’engagement | Membres avec 1+ action d’engagement ÷ membres actifs × 100 |
| Événements par membre | Enregistrements aux événements ÷ membres actifs |
| Cotisations vs budget | Cotisations encaissées à date ÷ budget des cotisations à date × 100 |
Conseils pour un rapport qui mène à des décisions
Commencez par ce qui change, pas par tous les chiffres. Présentez des actions à côté des chiffres, par exemple « 12 membres à risque élevé contactés sur 18 », et pas seulement le nombre de membres à risque. Gardez des définitions stables : automatiser un rapport n’aide que si tout le monde s’accorde sur le sens de chaque chiffre.
À qui s’adresse ce modèle
Directeurs généraux, délégués généraux et équipes adhésions ou finances des associations, chambres de commerce, sociétés savantes et organismes à but non lucratif qui présentent un rapport mensuel ou trimestriel à leur conseil d’administration.
Comment utiliser le modèle de rapport au conseil
Remplacez chaque crochet
Remplissez chaque [crochet] avec votre période, le nom de l'organisation et vos chiffres. Les notes du présentateur de chaque diapositive expliquent quoi y mettre et comment le calculer.
Collez vos données dans les graphiques
Les graphiques contiennent des données d'exemple. Faites un clic droit sur un graphique et choisissez Modifier les données pour coller vos chiffres mensuels de membres, de participation aux événements et de revenus par rapport au budget.
Écrivez d'abord les trois changements
Sur la diapositive « En un coup d'œil », commencez par les trois choses qui ont changé sur la période, chacune avec son chiffre, avant que le conseil ne voie le détail.
Alignez-vous sur la date d'arrêté des finances
Utilisez la même date d'arrêté que le rapport financier pour que les revenus concordent, et expliquez en une phrase tout écart supérieur à 5 %.
Gardez des définitions d'indicateurs stables
Servez-vous de la diapositive d'annexe pour valider une fois pour toutes la formule, la source et le responsable de chaque indicateur, puis présentez-le de la même façon à chaque période.
Questions fréquentes
Que doit contenir le rapport au conseil d'administration d'une association ?
Une diapositive de synthèse sur ce qui a changé, les chiffres d'adhésion et les taux de renouvellement, l'engagement, les membres à risque et ce que fait l'équipe pour eux, les revenus par rapport au budget, les décisions attendues du conseil, et la définition de chaque indicateur pour que les chiffres aient toujours le même sens.
Comment calculer le taux de renouvellement des adhésions ?
Le taux de renouvellement est égal au nombre de membres ayant renouvelé divisé par le nombre de membres à renouveler sur la période, multiplié par 100. Présentez à part le renouvellement de première année : membres de première année renouvelés divisés par membres de première année à renouveler, multiplié par 100.
Pourquoi présenter à part le taux de renouvellement de première année ?
Les membres de première année renouvellent généralement moins que les membres de longue date, et leur taux montre au conseil si l'intégration des nouveaux membres fonctionne. Mélanger les deux masque le problème.
Comment mesurer l'engagement des membres dans un rapport au conseil ?
Le taux d'engagement est égal au nombre de membres ayant au moins une action d'engagement sur la période (événement, groupe, bénévolat ou connexion à l'espace membre, par exemple) divisé par le nombre de membres actifs, multiplié par 100. Mettez-vous d'accord sur les actions retenues et gardez la liste fixe.
Quelle longueur pour un rapport au conseil ?
Huit diapositives suffisent largement : une synthèse, quatre diapositives de données, une pour les décisions et une annexe de définitions. Limitez la diapositive des décisions à trois points, et utilisez un emplacement libre pour une demande claire aux administrateurs.
Peut-on utiliser l'IA pour rédiger le rapport au conseil ?
L'IA peut rédiger les trois lignes de synthèse à partir de vos chiffres. Ne collez que des chiffres agrégés, jamais de noms de membres, et faites vérifier chaque chiffre par une personne dans le rapport source avant que le conseil ne le voie.
Le modèle fonctionne-t-il dans Google Slides ou Keynote ?
Le modèle est conçu pour PowerPoint, où les graphiques restent modifiables avec Modifier les données. Il s'ouvre aussi dans Google Slides et Keynote, mais il faudra peut-être y recréer les graphiques pour changer leurs données.