Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 octobre 2026

Melora Connect, Inc. (« Melora », « nous »)

Questions sur la confidentialité : privacy@meloraconnect.com. Support : support@meloraconnect.com ou (240) 896-1404.

1. Champ d'application de cette politique et notre rôle

1.1 Melora Connect est un logiciel qu'utilisent les chambres de commerce, les associations professionnelles et les sociétés professionnelles (les « Associations ») pour gérer leurs adhésions, leurs événements, leurs paiements et leurs communications.

1.2 Lorsque nous agissons pour le compte d'une Association. La plupart des données personnelles présentes dans Melora Connect sont des données sur les membres, les événements et les paiements qu'une Association saisit ou recueille. Pour ces données, l'Association décide de ce qui est recueilli et dans quel but, et nous les traitons pour son compte. Si vous êtes membre d'une Association, c'est sa propre politique de confidentialité qui s'applique, et vos demandes concernant vos données doivent d'abord lui être adressées. Nous aiderons l'Association à y répondre.

1.3 Lorsque nous agissons pour notre propre compte. Nous décidons de l'utilisation des informations concernant les personnes qui gèrent les comptes des Associations, les Prestataires et les candidats prestataires, les visiteurs de nos sites, ainsi que les personnes qui nous contactent ou s'inscrivent pour recevoir nos actualités. La présente politique explique cette utilisation.

1.4 Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.

2. Informations que nous recueillons

• Informations de compte : nom, adresse e-mail, organisation et rôle. Les mots de passe sont gérés par notre fournisseur d'authentification et ne sont conservés que sous forme d'empreintes sécurisées.
• Informations de profil que vous choisissez d'ajouter : une photo de profil, des liens vers vos réseaux sociaux, vos préférences de date et d'heure et vos publications enregistrées. La connexion en deux étapes est facultative pour tous. Lorsqu'elle est activée, notre fournisseur d'authentification conserve la configuration de votre application d'authentification.
• Données sur les membres et les événements que les Associations importent ou recueillent : fiches des membres, coordonnées, statut d'adhésion, cotisations, inscriptions aux événements, formulaires et demandes, documents et messages. Les Associations peuvent demander des informations personnelles, comme une date de naissance, dans leurs propres formulaires, ou demander aux membres de téléverser des documents tels qu'un formulaire W-9 ou une pièce d'identité avec photo.
• Informations de paiement : les paiements via MeloraPay sont traités par Stripe sur le compte Stripe de l'entreprise qui reçoit le paiement. Les données de carte sont saisies dans les formulaires de paiement de Stripe et ne sont pas conservées par Melora. Nous conservons un historique des paiements, comme le montant, la date, le statut et les frais. Lorsque les Associations et les Prestataires configurent leurs virements, Stripe recueille directement les informations d'identité et les coordonnées bancaires, et nous ne recevons dans ce cadre ni numéros d'identification fiscale, ni numéros de compte bancaire ou de code bancaire (routing number), ni dates de naissance.
• Dons sur les pages publiques de collecte : votre nom (facultatif, et non affiché si vous donnez anonymement), votre adresse e-mail, le montant et la collecte concernée. Stripe nous transmet également le nom et l'adresse e-mail associés au paiement.
• Candidatures de prestataires : nom de l'entreprise, nom du contact, adresse e-mail, téléphone, localisation, site web, identifiant sur les réseaux sociaux, catégories de services, description, gamme de prix, formule choisie, fichiers de portfolio et notes.
• Inscriptions sur les pages d'événement : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone, ainsi qu'un message facultatif, des personnes qui manifestent leur intérêt sur la page publique d'un événement d'une Association.
• Demandes de démo : nom, adresse e-mail, organisation, fonction, téléphone, taille de l'association et message, des personnes qui nous demandent une démo.
• Messages envoyés via Melora Connect, entre une Association et ses Membres et entre Membres d'une même Association. Ils sont conservés dans la base de données de Melora.
• Activité liée aux e-mails : les e-mails envoyés via Melora Connect peuvent enregistrer s'ils ont été ouverts et sur quels liens on a cliqué.
• Recherches d'adresses : lorsque vous saisissez une adresse dans un champ d'adresse, le texte est envoyé à notre fournisseur de cartographie pour proposer des correspondances.
• Informations techniques : rapports d'erreur et informations d'utilisation de base nécessaires au fonctionnement et à la correction du Service. Les rapports d'erreur comportent un identifiant interne d'utilisateur, et non votre nom, votre adresse e-mail ou votre adresse IP. Lorsque nous utilisons des outils d'analyse, ceux-ci recueillent les informations décrites à la section 4.3.
• Journaux de sécurité : adresse IP et informations sur le navigateur, utilisées pour bloquer les abus. Les enregistrements servant aux limites de fréquence sont conservés un jour. Les tentatives refusées d'accès aux espaces d'administration sont consignées avec l'adresse IP et le navigateur.
• Support et commentaires : ce que vous nous envoyez lorsque vous contactez le support.

3. Comment nous utilisons les informations

• Pour fournir, sécuriser et assister Melora Connect, y compris les portails des membres, les événements, les paiements et la messagerie.
• Pour traiter les paiements et enregistrer les frais via MeloraPay et Stripe.
• Pour examiner les candidatures des Prestataires.
• Pour envoyer les e-mails du service, comme les reçus, les invitations, les rappels et les avis relatifs au compte.
• Pour envoyer les e-mails qu'une Association configure, comme les lettres d'information, les séries automatiques de bienvenue, de renouvellement et de reconquête, et les rappels d'expiration de documents. Une Association peut suspendre ses e-mails automatiques, et les Membres peuvent se désabonner des lettres d'information grâce au lien présent dans chacune.
• Pour envoyer des e-mails marketing, uniquement lorsque la loi le permet, avec un lien de désabonnement dans chacun.
• Pour envoyer la newsletter de Melora aux personnes qui s'y abonnent sur notre site web. Pour vous abonner, vous nous indiquez votre adresse e-mail et, si vous le souhaitez, votre prénom. Nous enregistrons votre consentement dans HubSpot et n'envoyons la newsletter qu'aux abonnés. Chaque numéro comporte un lien de désabonnement, et vous pouvez aussi nous le demander à privacy@meloraconnect.com.
• Pour assurer le suivi des inscriptions sur les pages d'événement, des candidatures de prestataires, des demandes de démo et des demandes commerciales dans notre outil de gestion de la relation client (HubSpot), comme décrit à la section 6.
• Pour prévenir la fraude et les abus, et faire respecter nos Conditions d'utilisation.
• Pour respecter nos obligations légales.

3.1 Fonctionnalités assistées par l'intelligence artificielle. Certaines fonctionnalités utilisent les modèles Claude d'Anthropic pour rédiger des textes et suggérer des prochaines étapes, comme des programmes d'événements, des contrats, des e-mails de campagne, des mises en relation, des lettres de plaidoyer, des propositions de prestataires et des synthèses pour le personnel. Lorsque vous en utilisez une, nous transmettons à Anthropic ce que vous saisissez et les informations dont la fonctionnalité a besoin, par exemple les noms, entreprises et secteurs des personnes suggérées pour une mise en relation, ou les totaux du tableau de bord de votre Association. Anthropic les traite selon ses conditions commerciales et son avenant relatif au traitement des données : elle ne peut pas les utiliser pour entraîner ses modèles et les supprime dans un délai de 30 jours, sauf si elles sont signalées pour un examen au titre de sa Politique d'utilisation, auquel cas elle peut les conserver jusqu'à 2 ans. Nous conservons pendant 90 jours un registre de chaque demande d'IA (qui l'a faite, quand, quelle fonctionnalité et sa taille), jamais ce qui a été envoyé ou renvoyé. Ce que produit l'IA est un brouillon : vérifiez-le avant de l'utiliser.

4. Cookies et stockage du navigateur

4.1 En dehors des outils d'analyse, décrits à la section 4.3, nous n'utilisons que le stockage nécessaire au fonctionnement du Service. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires. Sur les pages publiques d'événements d'une Association, nous comptons nous-mêmes les visites, au moyen d'un identifiant de visiteur aléatoire. Stripe dépose des cookies sur les pages de paiement pour prévenir la fraude, et les vidéos YouTube intégrées peuvent déposer des cookies YouTube.

• Session de connexion, conservée dans votre navigateur pour que vous restiez connecté.
• Préférences, comme le thème, l'état de la barre latérale et la dernière organisation dans laquelle vous avez travaillé.
• Brouillons de formulaires que vous n'avez pas encore envoyés, conservés sur votre appareil.
• Identifiant de visiteur des pages d'événement, un identifiant aléatoire sur les pages d'événement des Associations, utilisé pour compter les visites et les inscriptions. À chaque visite, nous enregistrons la page d'où vous venez, les balises de campagne du lien, le type d'appareil et le pays.
• Vos associations, une liste enregistrée des associations dont vous faites partie, pour que l'application s'ouvre plus vite.
• Une demande inachevée, un lien qui vous ramène à une demande que vous avez commencée.
• Votre choix concernant les cookies, fait dans notre bandeau cookies.

4.2 L'application Melora Connect charge des polices depuis Google Fonts : votre navigateur transmet donc son adresse IP à Google lors du chargement d'une page. Notre site, meloraconnect.com, héberge ses propres polices.

4.3 Outils d'analyse. Nous utilisons, ou pouvons utiliser, des services d'analyse tiers pour comprendre comment notre site et l'application Melora Connect sont utilisés, et pour les améliorer. Ces services peuvent recevoir les pages que vous consultez, le type de votre appareil et de votre navigateur, votre localisation approximative déduite de votre adresse IP, et la manière dont vous interagissez avec les pages. Nous n'utilisons pas les outils d'analyse à des fins publicitaires et nous ne vendons pas de données personnelles. Chaque fournisseur d'outils d'analyse figure à la section 5 tant que nous l'utilisons. Sur notre site web, les cookies de mesure d'audience et de marketing ne se chargent qu'après votre accord dans le bandeau cookies. Vous pouvez tout accepter, tout refuser ou choisir par catégorie, et modifier votre choix à tout moment avec le lien Paramètres des cookies en bas de chaque page. Le stockage nécessaire au fonctionnement du site, comme la mémorisation de votre choix, ne nécessite pas de consentement.

4.4 Cookies marketing. Si vous acceptez les cookies marketing, notre site web charge le code de suivi de HubSpot. Il dépose des cookies qui reconnaissent votre navigateur d'une visite à l'autre et enregistrent les pages que vous consultez, de sorte que, si vous remplissez plus tard l'un de nos formulaires, comme une demande de démo ou l'abonnement à la newsletter, ces visites soient associées à votre fiche contact dans HubSpot. Nous l'utilisons uniquement pour les ventes et le marketing de Melora, jamais à des fins publicitaires.

5. Prestataires de services auxquels nous faisons appel

5.1 Ces prestataires traitent des données personnelles pour notre compte en vertu de leurs conditions de traitement des données, qui limitent leur utilisation à la fourniture de leur service pour nous :

5.2 Certaines pages chargent également des contenus directement depuis d'autres entreprises, qui reçoivent votre adresse IP et des informations sur votre navigateur lors du chargement de la page : vidéos intégrées de YouTube ou Vimeo, photographies d'Unsplash et cartes Google Maps sur les pages d'événement. Lorsque vous choisissez un créneau de démo, le lien de prise de rendez-vous Calendly transmet votre nom et votre adresse e-mail à Calendly. Lorsqu'un membre recherche ses représentants, l'adresse qu'il saisit est envoyée au géocodeur du Bureau du recensement des États-Unis (US Census Bureau) pour en trouver la localisation, puis cette localisation est envoyée à Open States (Plural Policy) pour trouver ses élus. L'adresse et les résultats sont conservés pendant 30 jours. Melora Connect n'envoie pas encore de SMS ; si cela change, nous ajouterons d'abord le fournisseur ici.

6. Autres communications d'informations

• Au sein d'une Association. Le personnel de l'Association peut voir les informations des membres selon les rôles définis par l'Association. Les membres d'une même Association peuvent voir les fiches d'annuaire des membres qui choisissent d'y figurer, et peuvent s'envoyer des messages. Chaque membre choisit qui peut lui écrire : toute personne de son association, uniquement ses contacts, ou uniquement le personnel de l'Association. Une conversation peut être lue par les personnes qui y participent.
• À la demande de l'Association. Une Association peut connecter ses propres systèmes à Melora Connect au moyen de clés d'API, qui lisent et modifient les fiches des membres, des événements et des cotisations, et peut faire envoyer par Melora des mises à jour aux adresses web de son choix. Les mises à jour ne comportent les coordonnées des membres que si l'Association active cette option. Lorsqu'une Association connecte son propre compte HubSpot, Melora y envoie les fiches des membres de cette Association, dans un seul sens : nom, adresse e-mail, téléphone, entreprise, fonction, ville, État, code postal, site web, un identifiant de membre Melora et les informations d'adhésion (statut, niveau, catégorie, date d'adhésion et date de renouvellement). Une Association peut aussi faire publier par Melora des alertes dans ses propres canaux Slack ou Microsoft Teams concernant les nouvelles demandes d'adhésion, les paiements en échec, les événements complets et un récapitulatif hebdomadaire. Une alerte contient le type d'adhésion, le numéro de facture ou le nom de l'événement, les montants et les nombres le cas échéant, ainsi qu'un lien vers Melora Connect, et jamais le nom, l'adresse e-mail ni le téléphone d'un membre. L'Association est responsable de ces systèmes.
• Personnel de Melora. Le personnel autorisé de Melora peut accéder aux données d'une Association, principalement pour assurer le support, mais aussi pour exploiter et sécuriser le Service et pour satisfaire aux obligations légales. L'accès aux dossiers des membres, aux paiements ou aux autres dossiers d'une Association doit être approuvé par l'une des quelques personnes désignées à cet effet chez Melora, et il est limité à cette seule Association pour une durée déterminée ne dépassant pas une semaine. Chaque demande, décision et révocation est consignée, ainsi que chaque fois qu'un membre du personnel ouvre les dossiers de cette Association ou s'y connecte en tant qu'administrateur. Les demandes d'aide adressées à Melora sont traitées par notre équipe de support sans cette approbation.
• Pages publiques. Les pages publiques des Associations, comme les pages d'événement et de collecte, sont visibles par tous. Les articles qu'une Association choisit de partager sont présentés, avec le nom de leur auteur, aux membres des autres associations et, si elle le souhaite, sur notre page publique d'articles. Le lien de la carte publique d'un membre affiche son nom, son titre, son entreprise, son secteur, son adhésion et sa validité, et n'affiche ses coordonnées que si le membre les active ; le membre peut réinitialiser ce lien. Les liens de partage de rapports n'affichent que des totaux, expirent au bout de 7, 30 ou 90 jours et peuvent être révoqués.
• L'outil de gestion de la relation client de Melora. Lorsqu'une personne s'inscrit via la page publique d'un événement d'une Association, propose ses services à Melora en tant que prestataire, demande une démo ou contacte Melora au moyen d'un formulaire, nous enregistrons son nom, son adresse e-mail, son téléphone et l'événement ou le service concerné dans HubSpot, que Melora utilise pour assurer le suivi. Une demande de démo est également enregistrée dans la base de données de Melora, afin qu'elle parvienne à la bonne personne de notre équipe commerciale même si HubSpot n'est pas disponible. Les inscriptions provenant de comptes de démonstration ne sont jamais transmises. Vous pouvez à tout moment nous demander de cesser de vous contacter ou de supprimer cet enregistrement en écrivant à support@meloraconnect.com, et chaque e-mail marketing comporte un lien de désabonnement.
• Raisons légales. Lorsque la loi l'exige, ou pour protéger des personnes, le Service ou nos droits.
• Opérations sur l'entreprise. Si nous sommes concernés par une fusion, une acquisition ou une cession d'actifs, les informations peuvent être transférées au nouveau propriétaire dans le cadre de la présente politique. Nous en informerons les clients concernés.

7. Hébergement, sécurité et transferts

7.1 Notre base de données et nos fichiers sont hébergés au Canada, chez Supabase sur Amazon Web Services à Montréal. Cloudflare diffuse l'application depuis son réseau mondial et stocke nos sauvegardes chiffrées, et d'autres prestataires, dont Stripe, Resend et HubSpot, traitent des données aux États-Unis. Si vous résidez hors de ces pays, vos informations y sont transférées. Lorsque la loi l'exige, ces transferts reposent sur des garanties appropriées, comme les clauses contractuelles types figurant dans les conditions de traitement des données de nos prestataires.

7.2 Notre page Sécurité décrit comment nous protégeons les données.

8. Conservation des données

8.1 Nous conservons les informations tant que le compte auquel elles se rattachent est actif. Les Associations conservent leurs propres fiches de membres selon leurs propres paramètres de conservation :

• Les Associations peuvent choisir à quel moment les fiches des membres inactifs, des membres non renouvelés et des anciens paiements sont marquées comme anonymisées. Marquer une fiche ne la supprime pas.
• Un membre peut demander à son Association d'effacer ses données personnelles. Le personnel de l'Association les efface dans Melora : le nom, les coordonnées, l'adresse, le profil, la photo, la copie numérisée de la pièce d'identité, les documents, les réponses personnalisées, les informations de facturation et les informations de demande d'adhésion du membre sont supprimés, et la fiche est dissociée de tout compte et conservée uniquement sous forme d'entrée anonyme afin que les totaux de l'Association restent exacts. Les factures, les paiements et les remboursements sont conservés aussi longtemps que le droit fiscal et comptable l'exige (généralement sept ans), et le journal d'audit conserve une trace de l'effacement, sans données personnelles. Un membre peut aussi nous écrire à privacy@meloraconnect.com et nous transmettrons la demande à son Association.
• Les données d'une Association restent exportables jusqu'à ce que le titulaire de son compte en demande la suppression. La suppression s'exécute alors automatiquement, et nous nous efforçons de la terminer dans les 30 jours suivant la demande, comme le prévoient les Conditions d'utilisation.
• Lorsque votre propre compte est supprimé, votre compte de connexion et votre profil sont supprimés immédiatement. Votre Association conserve sa propre fiche de membre vous concernant, et vous pouvez lui demander de la supprimer.
• Les données de paiement et les données fiscales sont conservées aussi longtemps que la loi l'exige.
• Les candidatures de Prestataires refusées sont supprimées sur demande.
• Les demandes de démo sont conservées dans notre propre base de données pendant 24 mois après leur envoi, afin que notre équipe commerciale puisse assurer le suivi et que nous puissions confirmer que chaque demande a reçu une réponse. Elles sont ensuite supprimées. La fiche de contact dans HubSpot est conservée tant que nous entretenons une relation commerciale avec vous, et vous pouvez nous demander de la supprimer à privacy@meloraconnect.com.
• Les sauvegardes sont chiffrées et supprimées au bout de 30 jours ; les informations supprimées disparaissent donc de nos sauvegardes sous 30 jours.

9. Vos droits et vos choix

9.1 Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les supprimer ou d'en recevoir une copie, de vous opposer à certains traitements ou d'en demander la limitation, et de retirer votre consentement.

9.2 Ce que vous pouvez faire vous-même. Les membres peuvent télécharger une copie de leurs données, et supprimer leur propre compte, depuis le portail des membres. La suppression de votre compte supprime votre compte de connexion et votre profil ; votre Association conserve sa propre fiche de membre vous concernant, comme décrit à la section 8. Les Prestataires peuvent supprimer leur compte depuis les paramètres de leur compte, ou nous demander de le faire en écrivant à privacy@meloraconnect.com. Chacun peut se désabonner des e-mails marketing grâce au lien présent dans l'e-mail.

9.3 Demandes. Si vous êtes membre, contactez d'abord votre Association, car c'est elle qui contrôle vos données de membre. Vous pouvez aussi écrire à privacy@meloraconnect.com : nous transmettrons votre demande à l'Association, ou y répondrons nous-mêmes lorsque nous contrôlons les données. Nous nous efforçons de répondre sous 30 jours, ou plus tôt si la loi l'exige. Nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité.

9.4 Si vous vous trouvez dans l'UE, au Royaume-Uni ou dans un autre lieu doté d'une autorité de protection des données, vous pouvez lui adresser une réclamation.

10. Enfants

10.1 Melora Connect ne s'adresse pas aux enfants de moins de 13 ans, et nous ne recueillons pas sciemment leurs informations pour nos propres fins. Si les activités d'une Association concernent des mineurs, l'Association est responsable de recueillir tout consentement exigé par la loi. Si vous pensez que nous détenons par erreur des informations concernant un enfant, contactez-nous et nous les supprimerons.

11. Droits relatifs à la vie privée dans les États américains

11.1 Les résidents de Californie et des autres États américains dotés de lois sur la protection de la vie privée ont le droit de savoir quelles données personnelles nous recueillons et pourquoi, d'en demander la suppression ou la rectification, et de ne pas être traités différemment parce qu'ils exercent ces droits. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité ciblée. Pour exercer ces droits, suivez la section 9.

12. Modifications de cette politique

12.1 Les modifications mineures prennent effet dès leur publication avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ». Pour les modifications importantes, comme de nouveaux types de données, de nouvelles utilisations ou de nouveaux prestataires recevant des données personnelles, nous informerons par e-mail les titulaires des comptes au moins 15 jours avant leur entrée en vigueur.

12.2 Lorsque nous commencerons à utiliser un nouveau fournisseur d'outils d'analyse, nous l'ajouterons à la section 5, comme décrit à la section 4.3.

13. Contact

• Demandes relatives à la confidentialité : privacy@meloraconnect.com
• Support : support@meloraconnect.com ou (240) 896-1404
• Par courrier : Melora Connect, Inc., 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, DE 19713, États-Unis