Una plantilla de informe para la junta directiva de una asociación es una presentación ya preparada que convierte los datos de membresía, participación y finanzas en un informe breve que la junta puede usar para decidir. Esta plantilla gratuita de PowerPoint tiene ocho diapositivas con gráficos editables, notas del orador que explican cada indicador y un anexo con la definición y la fórmula de cada indicador clave (KPI).
Qué contiene cada diapositiva
1. Portada
Periodo, nombre de la organización, quién lo preparó y la fecha.
2. De un vistazo
Cuatro cifras clave (miembros, tasa de renovación, crecimiento neto de miembros y cuotas frente al presupuesto) con su variación, más las tres cosas que cambiaron en este periodo y por qué importan.
3. Socios
Un gráfico de miembros de 12 meses con altas, bajas, tasa de renovación y tasa de renovación de primer año.
4. Participación
Asistencia a eventos por mes, con tasa de participación, eventos por miembro, tasa de clic en email y activación del portal.
5. Retención: socios en riesgo
Niveles de riesgo Alto, Medio y Bajo, cuántos miembros de cada nivel renuevan en 90 días, el estado del seguimiento y el apoyo que necesita de la junta.
6. Ingresos
Real frente a presupuesto en cuotas, eventos y patrocinios, con los ingresos acumulados, las facturas pendientes y la previsión de cierre del año.
7. Decisiones y peticiones a la junta
Hasta tres decisiones o peticiones, cada una con opciones, una recomendación y una fecha límite.
8. Anexo: definición de indicadores
La fórmula, la fuente y el responsable de cada indicador, para que las cifras signifiquen lo mismo en cada periodo.
Indicadores (KPI) incluidos
| Indicador | Fórmula |
|---|---|
| Tasa de renovación | Renovados ÷ debían renovar × 100 |
| Renovación de primer año | Miembros de primer año renovados ÷ miembros de primer año que debían renovar × 100 |
| Crecimiento neto | Altas − bajas |
| Tasa de participación | Miembros con 1+ acción de participación ÷ miembros activos × 100 |
| Eventos por miembro | Acreditaciones en eventos ÷ miembros activos |
| Cuotas frente al presupuesto | Cuotas cobradas a la fecha ÷ presupuesto de cuotas a la fecha × 100 |
Consejos para un informe que lleve a decisiones
Empiece por lo que cambió, no por todas las cifras. Informe de las acciones junto a los recuentos, como «12 de 18 miembros de riesgo alto contactados», y no solo de cuántos están en riesgo. Mantenga estables las definiciones: automatizar un informe solo ayuda cuando todos están de acuerdo en qué significa cada cifra.
Para quién es esta plantilla
Directores ejecutivos, gerentes generales y personal de membresía o finanzas de asociaciones, cámaras de comercio, sociedades profesionales y organizaciones sin fines de lucro que presentan informes a su junta directiva cada mes o cada trimestre.
Cómo usar la Plantilla de informe para la junta
Sustituya cada corchete
Complete cada [corchete] con el periodo, el nombre de su organización y sus cifras. Las notas del orador de cada diapositiva explican qué va en cada lugar y cómo calcularlo.
Pegue sus datos en los gráficos
Los gráficos contienen datos de ejemplo. Haga clic derecho en un gráfico y elija Editar datos para pegar sus propios miembros por mes, la asistencia a eventos y los ingresos frente al presupuesto.
Escriba primero los tres cambios
En la diapositiva «De un vistazo», empiece por las tres cosas que cambiaron en este periodo, cada una con su cifra, antes de que la junta vea ningún detalle.
Use la misma fecha de corte que finanzas
Use la misma fecha de corte que su informe financiero para que las cifras de ingresos coincidan, y explique en una frase cualquier desviación superior al 5%.
Mantenga estables las definiciones de los indicadores
Use la diapositiva del anexo para acordar una sola vez la fórmula, la fuente y el responsable de cada indicador, y repórtelo igual en cada periodo.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir el informe de una asociación a su junta directiva?
Un resumen de una diapositiva con lo que cambió, las cifras de miembros y las tasas de renovación, la participación, los miembros en riesgo y lo que el equipo hace al respecto, los ingresos frente al presupuesto, las decisiones que necesita de la junta y la definición de cada indicador para que las cifras signifiquen siempre lo mismo.
¿Cómo se calcula la tasa de renovación de miembros?
La tasa de renovación es igual a los miembros que renovaron dividido entre los miembros que debían renovar en el periodo, por 100. Informe por separado la renovación de primer año: miembros de primer año que renovaron dividido entre miembros de primer año que debían renovar, por 100.
¿Por qué informar por separado la tasa de renovación de primer año?
Los miembros de primer año suelen renovar en menor proporción que los miembros veteranos, y su tasa muestra a la junta si el onboarding funciona. Mezclar ambas tasas oculta el problema.
¿Cómo se mide la participación de los miembros en un informe para la junta?
La tasa de participación es igual a los miembros con al menos una acción de participación en el periodo, como un evento, un grupo, un rol de voluntariado o un acceso al portal, dividido entre los miembros activos, por 100. Acuerden qué acciones cuentan y mantengan la lista fija.
¿Qué extensión debe tener un informe para la junta directiva?
Ocho diapositivas son suficientes: un resumen, cuatro de datos, una de decisiones y un anexo de definiciones. Limite la diapositiva de decisiones a tres puntos y use cualquier espacio libre para una petición clara a los miembros de la junta.
¿Puedo usar IA para redactar el informe para la junta?
La IA puede redactar las tres líneas del resumen a partir de sus cifras. Pegue solo cifras agregadas, nunca nombres de miembros, y pida a una persona que revise cada cifra frente al informe de origen antes de que la vea la junta.
¿La plantilla funciona en Google Slides o Keynote?
La plantilla está diseñada para PowerPoint, donde los gráficos siguen siendo editables con Editar datos. También se abre en Google Slides y Keynote, aunque allí puede que haya que rehacer los gráficos para cambiar sus datos.