Checklist de préparation AMS : 30 étapes avant de parler aux éditeurs

Une checklist de préparation AMS aide une organisation à adhésion à décider si elle a besoin d’un logiciel de gestion d’association et à se préparer avant de parler aux éditeurs. Celle-ci compte 30 étapes : 5 signes qui montrent si vos outils actuels ne suffisent plus et 25 étapes de préparation en cinq phases. Six étapes que les équipes oublient souvent sont signalées « Souvent oublié ».

Ce que couvre la checklist de préparation AMS

La checklist compte six phases. La première vous dit si vous avez besoin d’un AMS ; les cinq autres vous préparent à en choisir un. Chaque phase a un calendrier indicatif, un objectif en une ligne et les étapes à cocher.

1. Avez-vous besoin d’un AMS ? (commencez ici, 5 minutes)

Cochez chaque affirmation qui correspond à votre organisation aujourd’hui.

• Les équipes adhésions, événements et finances tiennent chacune leur propre liste de membres.
• Les paiements doivent être rapprochés à la main de la liste des membres avant de savoir qui a payé.
• Il est difficile de savoir quels membres ont assisté à des événements cette année.
• Les listes des comités, les contacts des commanditaires et la participation aux événements sont tenus en dehors de la fiche membre.
• Les membres écrivent à l’équipe pour mettre à jour leurs coordonnées ou demander un reçu.

2. Mettez-vous d’accord sur le pourquoi (semaine 1)

Alignez les décideurs sur le problème avant de regarder un logiciel.

• Notez les trois plus gros problèmes de votre organisation actuelle, en une phrase chacun.
• Désignez les décideurs et un chef de projet.
• Fixez deux ou trois objectifs mesurables, comme le taux de renouvellement ou les heures gagnées.
• Obtenez le soutien de la direction générale et du conseil d’administration avant de contacter des éditeurs. Souvent oublié
• Décrivez à quoi ressemblera le succès 12 mois après le lancement.

3. Faites l’état des lieux (semaines 1 à 2)

Sachez exactement ce que vous utilisez aujourd’hui, ce que cela coûte et où se trouvent les données des membres.

• Listez tous les outils et tableurs qui contiennent des données de membres.
• Comptez vos membres, vos contacts et vos comptes entreprise ou foyer. Souvent oublié
• Listez vos types d’adhésion et leurs tarifs, et repérez ceux que vous pourriez simplifier. Souvent oublié
• Décrivez votre cycle de renouvellement et vos mois les plus chargés en renouvellements et en événements.
• Notez le coût de chaque outil actuel et la date de fin de chaque contrat.

4. Définissez vos besoins (semaines 2 à 3)

Transformez vos problèmes en exigences que vous pourrez vérifier pendant une démo.

• Classez vos exigences en indispensables et souhaitables.
• Décrivez étape par étape vos trois processus les plus importants, comme adhérer, renouveler et s’inscrire à un événement.
• Listez les intégrations à conserver, comme la comptabilité, votre site web et la visioconférence.
• Décidez comment encaisser : carte, prélèvement bancaire (ACH), paiement automatique, et sur quel compte de paiement.
• Rassemblez les rapports que le conseil et l’équipe demandent le plus souvent.

5. Vérifiez vos données et vos consentements (semaines 2 à 4)

Connaissez l’état de vos données avant qu’un éditeur chiffre une migration.

• Décidez quel historique reprendre, comme les paiements et la participation aux événements.
• Contrôlez un échantillon de fiches pour repérer les doublons et les champs manquants.
• Vérifiez que vous avez des preuves de consentement e-mail pour vos membres et contacts. Souvent oublié
• Listez qui a accès aux données des membres aujourd’hui et qui devrait y avoir accès.
• Exigez de pouvoir exporter toutes vos données à tout moment.

6. Fixez le budget, le calendrier et l’équipe (semaines 3 à 4)

Décidez ce que vous pouvez dépenser, quand vous pouvez changer et qui fera le travail.

• Fixez un budget sur trois ans qui inclut la mise en place, la migration, les options et les frais de paiement. Souvent oublié
• Choisissez une période de lancement à l’écart des pics de renouvellement et des grands événements. Souvent oublié
• Estimez combien d’heures par semaine l’équipe peut consacrer au projet.
• Décidez qui approuve le contrat et combien de temps prend cette approbation.
• Présélectionnez trois à cinq éditeurs et envoyez-leur à tous les mêmes questions.

Les six étapes que les équipes oublient le plus souvent

Ces étapes portent la mention « Souvent oublié » dans l’outil, car les sauter freine souvent la recherche d’un logiciel ou complique la migration par la suite :

1. Obtenez le soutien de la direction générale et du conseil d’administration avant de contacter des éditeurs.
2. Comptez vos membres, vos contacts et vos comptes entreprise ou foyer.
3. Listez vos types d’adhésion et leurs tarifs, et repérez ceux que vous pourriez simplifier.
4. Vérifiez que vous avez des preuves de consentement e-mail pour vos membres et contacts.
5. Fixez un budget sur trois ans qui inclut la mise en place, la migration, les options et les frais de paiement.
6. Choisissez une période de lancement à l’écart des pics de renouvellement et des grands événements.

Ce que signifie votre résultat

Les cinq signes. L’outil compte combien vous en avez cochés :

• 0 à 1: Vos outils actuels suffisent peut-être pour l’instant. Gardez vos fiches à jour et refaites le test quand vous ajoutez des événements, du personnel ou des membres.
• 2 à 3: Un AMS sera probablement rentable. Le temps passé par votre équipe à rapprocher des listes vaut sans doute plus que le logiciel. Suivez les étapes de préparation.
• 4 à 5: Votre organisation actuelle vous coûte probablement des membres. Des outils déconnectés cachent les membres qui s’éloignent. Commencez dès maintenant les étapes de préparation et prévoyez de parler aux éditeurs ce trimestre.

Les 25 étapes de préparation. La barre de progression compte les étapes terminées :

• 0 à 9: Pas encore prêt. Commencez par « Mettez-vous d’accord sur le pourquoi ». Toutes les étapes suivantes iront plus vite.
• 10 à 19: En bonne voie. Terminez les étapes signalées « Souvent oublié » avant de réserver des démos.
• 20 à 25: Prêt à parler aux éditeurs. Transformez vos réponses en appel d’offres (RFP) et envoyez à tous les éditeurs les mêmes questions.

À qui s’adresse cette checklist

La checklist s’adresse aux directeurs généraux, aux responsables des adhésions et des opérations, et aux administrateurs qui valideront le budget. Elle convient aux associations professionnelles et sectorielles, aux chambres de commerce, aux sociétés savantes et aux organismes à but non lucratif à adhésion, que vous travailliez aujourd’hui avec des tableurs ou avec un logiciel devenu trop limité. Elle est neutre vis-à-vis des éditeurs : vos réponses valent pour tout logiciel de gestion d’association ou des adhérents que vous envisagez.

Quand vous êtes prêt à comparer les éditeurs, transformez vos réponses grâce à notre modèle gratuit d’appel d’offres pour logiciel d’adhésion. Vous découvrez le sujet ? Commencez par notre guide qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’association, puis, une fois votre choix fait, la checklist de migration AMS vous accompagne du lancement du projet jusqu’à 90 jours après la mise en service.

Comment utiliser cette checklist

1. Cochez les cinq signes

   Ouvrez la checklist dans votre langue et cochez les cinq signes.

2. Attribuez un responsable à chaque phase

   Si vous en avez coché deux ou plus, attribuez un responsable à chaque phase de préparation.

3. Commencez par les étapes souvent oubliées

   Commencez par les étapes signalées « Souvent oublié ».

4. Cochez chaque étape terminée

   Cochez chaque étape une fois terminée. Votre progression est enregistrée dans ce navigateur.

5. Imprimez-la et préparez l'appel d'offres

   Imprimez la liste pour vos réunions d'équipe ou de conseil, puis transformez vos réponses en appel d'offres.

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Questions fréquentes