Lista de preparación para un AMS: 30 pasos antes de hablar con proveedores

Una lista de verificación de preparación para un AMS ayuda a una organización de membresía a decidir si necesita un software de gestión de asociaciones y a prepararse antes de hablar con proveedores. Esta lista tiene 30 pasos: 5 señales que muestran si sus herramientas actuales ya no alcanzan y 25 pasos de preparación en cinco fases. Seis pasos que los equipos suelen omitir están marcados como «Se suele omitir».

Qué incluye la lista de verificación de preparación para un AMS

La lista tiene seis fases. La primera le dice si necesita un AMS; las otras cinco lo preparan para elegir uno. Cada fase tiene un plazo sugerido, un objetivo de una línea y los pasos que debe marcar.

1. ¿Necesita un AMS? (empiece aquí, 5 minutos)

Marque cada afirmación que describa a su organización hoy.

• Las áreas de membresía, eventos y finanzas tienen cada una su propia lista de miembros.
• Los pagos se cotejan a mano con la lista de miembros antes de saber quién ha pagado.
• No es fácil saber qué miembros asistieron a eventos este año.
• Las listas de comités, los contactos de patrocinadores y la asistencia a eventos están fuera del registro del miembro.
• Los miembros escriben al personal para actualizar sus datos o pedir un recibo.

2. Pónganse de acuerdo en el porqué (semana 1)

Alinee a quienes deciden sobre el problema antes de mirar cualquier software.

• Escriba los tres mayores problemas de su configuración actual, una oración por cada uno.
• Defina quiénes toman la decisión y una persona responsable del proyecto.
• Fije dos o tres metas medibles, como la tasa de renovación o las horas de trabajo ahorradas.
• Obtenga el apoyo de la dirección ejecutiva y de la junta directiva antes de contactar proveedores. Se suele omitir
• Describa cómo se vería el éxito 12 meses después del lanzamiento.

3. Mapee su configuración actual (semanas 1 a 2)

Sepa exactamente qué usa hoy, cuánto cuesta y dónde están los datos de los miembros.

• Haga una lista de todas las herramientas y hojas de cálculo que contienen datos de miembros.
• Cuente sus miembros, contactos y cuentas de empresa u hogar. Se suele omitir
• Haga una lista de sus tipos de membresía y precios, y marque los que podría simplificar. Se suele omitir
• Mapee su ciclo de renovación y sus meses de más renovaciones y eventos.
• Anote cuánto cuesta cada herramienta actual y cuándo termina cada contrato.

4. Defina lo que necesita (semanas 2 a 3)

Convierta sus problemas en requisitos que pueda comprobar en una demostración.

• Separe sus requisitos en imprescindibles y deseables.
• Escriba paso a paso sus tres procesos más importantes, como afiliarse, renovar e inscribirse en un evento.
• Haga una lista de las integraciones que debe mantener, como contabilidad, su sitio web y videoconferencias.
• Decida cómo necesita cobrar: tarjeta, ACH, pago automático y a nombre de quién está la cuenta de pagos.
• Reúna los informes que su junta y su personal piden con más frecuencia.

5. Revise sus datos y consentimientos (semanas 2 a 4)

Conozca el estado de sus datos antes de que un proveedor cotice una migración.

• Decida cuánto historial va a trasladar, como pagos y asistencia a eventos.
• Revise una muestra de registros para detectar duplicados y campos vacíos.
• Confirme que tiene registros del consentimiento de correo de sus miembros y contactos. Se suele omitir
• Haga una lista de quién tiene acceso hoy a los datos de miembros y quién debería tenerlo.
• Exija como requisito poder exportar todos sus datos en cualquier momento.

6. Defina presupuesto, plazos y equipo (semanas 3 a 4)

Acuerden cuánto pueden invertir, cuándo pueden cambiar y quién hará el trabajo.

• Fije un presupuesto a tres años que incluya implementación, migración, complementos y comisiones de pago. Se suele omitir
• Elija una fecha de lanzamiento lejos de los picos de renovación y de los grandes eventos. Se suele omitir
• Calcule cuántas horas semanales de personal puede dedicar al proyecto.
• Acuerden quién aprueba el contrato y cuánto tarda esa aprobación.
• Preseleccione de tres a cinco proveedores y envíe a todos las mismas preguntas.

Los seis pasos que los equipos suelen omitir

Estos pasos llevan la marca «Se suele omitir» en la herramienta, porque saltárselos suele frenar la búsqueda de software o complicar después la migración:

1. Obtenga el apoyo de la dirección ejecutiva y de la junta directiva antes de contactar proveedores.
2. Cuente sus miembros, contactos y cuentas de empresa u hogar.
3. Haga una lista de sus tipos de membresía y precios, y marque los que podría simplificar.
4. Confirme que tiene registros del consentimiento de correo de sus miembros y contactos.
5. Fije un presupuesto a tres años que incluya implementación, migración, complementos y comisiones de pago.
6. Elija una fecha de lanzamiento lejos de los picos de renovación y de los grandes eventos.

Qué significa su resultado

Las cinco señales. La herramienta cuenta cuántas marcó:

• 0 a 1: Sus herramientas actuales pueden ser suficientes por ahora. Mantenga sus registros en orden y vuelva a revisar cuando sume eventos, personal o miembros.
• 2 a 3: Es probable que un AMS se pague solo. El tiempo que su equipo dedica a conciliar listas probablemente vale más que el software. Complete los pasos de preparación.
• 4 a 5: Es probable que su configuración le esté costando miembros. Las herramientas desconectadas ocultan quién se está alejando. Empiece hoy los pasos de preparación y planifique hablar con proveedores este trimestre.

Los 25 pasos de preparación. La barra de progreso cuenta los pasos que ya completó:

• 0 a 9: Todavía no está listo. Empiece por «Pónganse de acuerdo en el porqué». Agiliza todos los pasos siguientes.
• 10 a 19: Va por buen camino. Complete los pasos marcados como «Se suele omitir» antes de agendar demostraciones.
• 20 a 25: Listo para hablar con proveedores. Convierta sus respuestas en una solicitud de propuesta (RFP) y envíe a todos los proveedores las mismas preguntas.

Para quién es esta lista

La lista está pensada para directores ejecutivos, responsables de membresía y operaciones, y los miembros de la junta que aprobarán el presupuesto. Sirve para asociaciones profesionales y gremiales, cámaras de comercio, sociedades profesionales y organizaciones sin fines de lucro con membresía, tanto si hoy trabaja con hojas de cálculo como con un software que ya le queda pequeño. Es neutral respecto a proveedores: sus respuestas sirven para cualquier software de gestión de asociaciones o de membresías que esté evaluando.

Cuando esté listo para comparar proveedores, convierta sus respuestas en nuestra plantilla de RFP para software de membresía, que es gratuita. ¿Es nuevo en esta categoría? Empiece por nuestra guía sobre qué es un software de gestión de asociaciones y, una vez que haya elegido, la lista de verificación para migrar a un AMS lo acompaña desde el inicio hasta 90 días después del lanzamiento.

Cómo usar esta lista

1. Marque las cinco señales

   Abra la lista en su idioma y marque las cinco señales.

2. Asigne un responsable a cada fase

   Si marcó dos o más, asigne un responsable a cada fase de preparación.

3. Empiece por los pasos que se suelen omitir

   Haga primero los pasos marcados como «Se suele omitir».

4. Marque cada paso al terminarlo

   Marque cada paso al terminarlo. Su progreso se guarda en este navegador.

5. Imprímala y prepare su RFP

   Imprima la lista para reuniones del equipo o de la junta y luego convierta sus respuestas en una RFP.

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