Una plantilla de RFP para software de membresías es una solicitud de propuesta ya preparada que las asociaciones envían a los proveedores cuando eligen un nuevo software de gestión de membresías. Esta plantilla gratuita en Word incluye el perfil de su organización, 26 requisitos priorizados, ocho preguntas sobre onboarding, una tabla completa de precios, referencias y una hoja de puntuación ponderada, para que todos los proveedores respondan las mismas preguntas.
Qué incluye la plantilla de RFP
1. Nuestra organización
Once campos que los proveedores usan para adaptar sus respuestas y precios: tipo de organización, número de miembros, tipos de membresía, empleados que usarán el sistema, herramientas actuales, eventos al año, volumen de pagos, sistema contable, fecha objetivo de lanzamiento, rango de presupuesto y por qué buscan ahora.
2. Calendario
Ocho hitos, desde el envío de la RFP hasta la firma del contrato, incluidas las preguntas de los proveedores, las demos guionizadas de los dos mejores y las llamadas a referencias. Una misma fecha límite para todos los proveedores mantiene la comparación justa.
3. Requisitos
Veintiséis requisitos en siete áreas: socios y cuotas, eventos, comunicaciones, pagos y finanzas, web y directorio, informes y participación, y datos, seguridad y accesos. Usted define la prioridad; los proveedores responden con un código fijo:
| Respuesta del proveedor | Significado |
|---|---|
| Sí | Función estándar, disponible hoy |
| Parcial | Posible, con límites que el proveedor debe explicar |
| No | No disponible |
| En hoja de ruta | Prevista, con fecha |
| Terceros | Requiere otro producto, que el proveedor debe indicar |
4. Onboarding y soporte
Ocho preguntas abiertas, porque aquí es donde la mayoría de las implementaciones salen bien o fracasan: quién le acompaña en el onboarding, el plan semana a semana, la migración de datos, la formación, los canales de soporte y los tiempos de respuesta, un contacto asignado después del lanzamiento, la ayuda el día de su mayor evento y el plazo habitual de lanzamiento.
5. Precios
Doce líneas que suman el costo total del primer año y el costo recurrente, desde la suscripción y las comisiones de procesamiento hasta el costo de una exportación completa de datos cuando se vaya.
6. Referencias
Tres clientes similares a su organización en tamaño y tipo, dispuestos a atender una llamada breve.
7. Evaluación y puntuación (interno)
Una tabla de puntuación ponderada para tres proveedores. Mantenga esta sección al enviar el documento, o elimínela si prefiere no compartir sus pesos.
Por qué una RFP estructurada obtiene mejores respuestas
Ante preguntas abiertas, los proveedores responden con textos de marketing. Una RFP estructurada, con códigos de respuesta fijos, una sola fecha límite y una tabla de precios que pide cada tarifa, hace que las respuestas sean comparables y muestra enseguida qué proveedores cumplen hoy sus requisitos Imprescindibles como función estándar.
Para quién es esta plantilla
Directores ejecutivos, responsables de operaciones y comités de selección de asociaciones profesionales y gremiales, cámaras de comercio, sociedades profesionales y organizaciones sin fines de lucro que reemplazan un software de gestión de asociaciones (AMS), un CRM o un conjunto de hojas de cálculo.
Cómo usar la Plantilla de RFP para software de membresías
Describa su organización y su calendario
Complete las celdas amarillas de las secciones 1 y 2: número de miembros, tipos de membresía, sistemas actuales, volumen de pagos, fecha objetivo de lanzamiento y una única fecha límite para todos los proveedores.
Defina la prioridad de cada requisito
En la sección 3, marque cada uno de los 26 requisitos como Imprescindible, Importante o Deseable. Borre las filas que no apliquen y añada las suyas antes de enviar nada.
Acuerde los pesos de puntuación antes de enviarla
Ajuste los pesos de la sección 7 ahora, no cuando lleguen las respuestas, para que la puntuación refleje lo que de verdad le importa y no la propuesta mejor presentada.
Envíela a tres proveedores
Envíe el mismo documento a tres proveedores, no a nueve, con una misma fecha límite para todos. Los proveedores responden en las columnas amarillas y en las secciones 4 a 6.
Puntúe las respuestas y haga demos guionizadas
Puntúe cada respuesta de 1 a 5 por criterio y luego invite a los dos mejores a una demo guionizada con sus propios datos: un miembro que renueva, paga, se inscribe en un evento y se da de baja.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una RFP para software de membresías?
Una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) es un documento que usted envía a los proveedores preseleccionados. Describe su organización, enumera sus requisitos y pide a cada proveedor que responda las mismas preguntas sobre funciones, onboarding, soporte y costo total. Le permite comparar software de gestión de asociaciones en igualdad de condiciones, y no solo a partir de las demos.
¿Qué debe incluir una RFP de software de membresías?
El perfil de su organización, un calendario con una única fecha límite de respuesta, requisitos priorizados (socios y cuotas, eventos, comunicaciones, pagos, web, informes, y datos y seguridad), preguntas sobre onboarding y soporte, una tabla completa de precios, referencias y los criterios de puntuación que usará.
¿A cuántos proveedores debemos enviar la RFP?
Normalmente bastan tres. Enviarla a nueve genera más lectura que claridad. Preseleccione tres proveedores que se ajusten al tamaño y al tipo de su organización, y después invite a los dos mejores a una demo guionizada.
¿Por qué costos ocultos debemos preguntar a los proveedores?
Comisiones de tarjeta y ACH, tarifas de onboarding y de migración de datos, módulos adicionales de pago, tarifas de formación y soporte, subidas de precio después del primer año, condiciones de contrato y cancelación, y el costo y el formato de una exportación completa de datos si se va. La tabla de precios de la plantilla pide cada uno e indica que no se aceptarán más adelante tarifas no declaradas.
¿Cómo puntuamos las respuestas de los proveedores?
Puntúe a cada proveedor de 1 a 5 en seis criterios y multiplique por el peso: ajuste a los requisitos 30%, onboarding y soporte 20%, costo total a tres años 20%, facilidad de uso en la demo guionizada 15%, referencias 10% y solidez del proveedor 5%.
¿Qué preguntas sobre onboarding son las más importantes?
Quién le acompañará en el onboarding y cuál es su experiencia, el plan semana a semana hasta el lanzamiento, si la migración de datos está incluida y qué tendrá que hacer usted, cómo se forma al personal y a los voluntarios, y si tendrá un contacto asignado después del lanzamiento.
¿La plantilla es específica de Melora Connect?
No. La plantilla es neutral: úsela con cualquier proveedor de software de membresías o de gestión de asociaciones.