Una checklist de migración de software de gestión de asociaciones (AMS) es una lista paso a paso de todo lo que una asociación tiene que decidir, limpiar, configurar, probar y comunicar cuando traslada los datos de sus miembros a un nuevo software de membresías. Esta checklist gratuita e interactiva tiene 49 pasos en siete fases, desde la decisión hasta 90 días después del lanzamiento, y señala los siete pasos que los equipos suelen olvidar.
Qué incluye la checklist de migración de AMS
Cada fase tiene un plazo orientativo, un objetivo en una línea y los pasos que hay que marcar. Los plazos suponen un proyecto típico de unas 12 semanas; el estimador del calendario de migración le da las fechas de su propio proyecto.
1. Decidir y planificar (antes del arranque)
Acuerden por qué cambian, quién decide y cuándo será el lanzamiento. Siete pasos, desde escribir tres objetivos medibles y nombrar a un responsable de proyecto hasta obtener por escrito el plan de onboarding semana a semana del proveedor y la aprobación de la junta directiva para la fecha y el presupuesto completo.
2. Auditar y limpiar los datos (semanas 1 a 4)
La mayoría de las pérdidas de datos empiezan aquí, antes de importar nada. Ocho pasos: listar cada sistema que contiene datos de miembros, exportar una copia completa de cada uno, contar las fichas, fusionar duplicados, corregir fechas de renovación, unificar los tipos de membresía, confirmar el consentimiento de email y decidir qué se archiva en lugar de migrar.
3. Configurar el nuevo sistema (semanas 3 a 8)
Primero simplifique, después construya, y no recree los parches antiguos. Siete pasos que cubren tipos de membresía y precios, reglas y recordatorios de renovación, facturación y pagos, plantillas de eventos, segmentos de email, la web y el portal de miembros, y las integraciones contables.
4. Migrar y probar (semanas 5 a 10)
Pruebe con fichas reales hasta que los números cuadren. Siete pasos: aprobar por escrito el mapa de campos, hacer una importación de prueba, revisar a mano 20 fichas reales de miembros, conciliar volúmenes y totales, repetir hasta que todo cuadre, probar un recorrido completo de un miembro y decidir qué pasa con las tarjetas guardadas y el autopago.
5. Formar y comunicar (semanas 6 a 12)
Sume al equipo y a los miembros antes del día del lanzamiento. Siete pasos, desde formar a los usuarios clave un mes antes hasta anunciar el cambio a los miembros seis semanas antes del lanzamiento y publicar una FAQ en la web.
6. Lanzar (semana del lanzamiento)
Cambie con cuidado, con una persona al teléfono. Siete pasos: pausar los cambios en el sistema antiguo, hacer la importación final y volver a conciliar, actualizar los enlaces de la web y de pago, enviar el email de bienvenida, atender una línea de soporte, dejar el sistema antiguo en solo lectura y hacer una breve reunión diaria.
7. Después del lanzamiento (días 1 a 90)
Mida, escuche y cierre el círculo. Seis pasos, entre ellos seguir la activación del portal de miembros, vigilar de cerca la primera campaña de renovación y enviar a los 30 días un resumen «lo que escuchamos y cambiamos».
Los siete pasos que los equipos suelen olvidar
Estos pasos llevan la etiqueta «Se suele olvidar» en la herramienta, porque saltárselos causa la mayoría de los problemas que notan los miembros:
- Elegir una fecha de lanzamiento lejos del pico de renovaciones y del evento principal.
- Fusionar miembros y contactos duplicados antes de importar.
- Confirmar el consentimiento y las bajas de email de cada contacto.
- Simplificar los tipos de membresía y los precios antes de configurarlos.
- Decidir el plan para las tarjetas guardadas y el autopago.
- Formar a los usuarios clave un mes antes del lanzamiento.
- Anunciar el cambio a los miembros seis semanas antes.
Para quién es esta checklist
La checklist está pensada para las personas que gestionan el cambio en el día a día: directores ejecutivos, responsables de membresía y de operaciones, y el personal o los voluntarios del equipo del proyecto. Sirve para asociaciones profesionales y gremiales, cámaras de comercio, sociedades profesionales y organizaciones sin fines de lucro, tanto si deja un AMS heredado como si abandona las hojas de cálculo y las herramientas separadas.
Cómo usar la Checklist de migración de AMS
Abra la checklist en su idioma
Abra la herramienta y elija inglés, español o francés en la parte superior. La checklist recuerda su idioma y sus marcas en este navegador, así que puede volver a ella en cada reunión del proyecto.
Asigne un responsable a cada fase
Lea las siete fases con su responsable de proyecto antes del arranque y anote un nombre junto a cada una. La limpieza de datos y la comunicación con los miembros necesitan un responsable claro más que ninguna otra fase.
Planifique primero los pasos marcados «Se suele olvidar»
Siete pasos llevan la etiqueta «Se suele olvidar», como elegir una fecha de lanzamiento lejos de las renovaciones y confirmar el consentimiento de email. Inclúyalos en el plan antes que nada.
Marque los pasos a medida que los termine
La barra de avance y el contador de cada fase se actualizan sobre la marcha, así puede mostrar a su junta directiva en qué punto exacto está el proyecto.
Imprímala para las reuniones del proyecto
Use «Imprimir checklist» para llevar una copia limpia en papel a las reuniones de arranque, revisión de datos y lanzamiento. «Borrar mi avance» elimina todas las marcas cuando empiece su próximo proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una migración de AMS?
Una migración de AMS es el paso de un software de gestión de asociaciones (AMS), o de hojas de cálculo y herramientas separadas, a una nueva plataforma de membresías. Incluye las fichas de los miembros, los tipos de membresía, las fechas de renovación, el historial de pagos, la asistencia a eventos y el consentimiento de email, además de la formación y la comunicación con los miembros que hacen que el cambio funcione.
¿Cuánto tarda una migración de AMS?
Depende del número de miembros, de cuántos sistemas contienen datos de miembros, de la calidad de los datos, de las integraciones y del tiempo que su equipo pueda dedicar al proyecto. Una asociación mediana con datos razonablemente limpios suele necesitar de 11 a 15 semanas; un proyecto pequeño y sencillo puede terminar en 5 a 7. El estimador gratuito del calendario de migración le da un rango para su organización en unos tres minutos.
¿Cuáles son los errores más comunes en una migración de AMS?
Lanzar en pleno pico de renovaciones, importar miembros duplicados y fechas de renovación erróneas, perder los consentimientos y las bajas de email, dar por hecho que las tarjetas guardadas se trasladarán, formar al equipo demasiado tarde y avisar a los miembros demasiado tarde. La checklist marca cada uno de estos pasos con «Se suele olvidar».
¿Cuándo debemos avisar a los miembros del nuevo sistema?
Anuncie el cambio unas seis semanas antes del lanzamiento, envíe un recordatorio dos semanas antes y mande el email de bienvenida y contraseña el día del lanzamiento. El Kit de comunicación para migrar de AMS, también gratuito, incluye versiones listas para editar de cada mensaje.
¿Debemos apagar el sistema antiguo el día del lanzamiento?
No. Después de la importación final, deje el sistema antiguo en solo lectura y consérvelo al menos 12 meses, para que el equipo pueda consultar el historial y responder a los miembros mientras el nuevo sistema se asienta.
¿Mi avance en la checklist es privado?
Sí. Las marcas se guardan solo en su navegador, en este dispositivo. No se envía nada a Melora Connect. Si borra los datos del navegador o abre la checklist en otro dispositivo, empezará con una lista nueva.
¿La checklist sirve solo para migrar a Melora Connect?
No. La checklist es neutral y sirve para migrar a cualquier plataforma de membresías o de gestión de asociaciones.