Un kit de comunicación para migrar de software de gestión de asociaciones (AMS) es un conjunto de mensajes listos para editar que explican a su junta directiva, a su equipo y a sus miembros qué cambia, y cuándo, al pasar a un nuevo software de membresías. Este kit gratuito en Word tiene nueve plantillas programadas desde la decisión hasta 30 días después del lanzamiento, con campos variables que se completan en minutos.
El calendario de comunicación
Las fechas son relativas al día del lanzamiento. Envíe los mensajes en este orden:
| Cuándo | Público | Plantilla |
|---|---|---|
| Decisión | Junta directiva | 1. Informe a la junta |
| Arranque del proyecto | Empleados y voluntarios | 2. Nota de arranque al equipo |
| 6 semanas antes | Miembros | 3. Anuncio a socios |
| 2 semanas antes | Miembros | 4. Recordatorio a socios |
| Día del lanzamiento | Miembros | 5. Bienvenida al nuevo portal |
| Semana del lanzamiento | Miembros con autopago | 6. Actualice su método de pago |
| Desde 6 semanas antes | Web | 7. FAQ de la web |
| Mes del lanzamiento | Recepción y teléfono | 8. Guion telefónico y de recepción |
| 30 días después | Miembros | 9. Seguimiento «Lo hemos escuchado» |
Qué hace cada plantilla
1. Informe a la junta
Presenta el nuevo sistema y los objetivos, el responsable del proyecto y la fecha de lanzamiento, lo que necesitan de la junta directiva y cómo están gestionando los riesgos.
2. Nota de arranque al equipo
Explica al personal y a los voluntarios clave qué cambia para ellos, quiénes son los usuarios clave y cuándo será la formación, y les asegura que nadie se quedará solo frente al nuevo sistema.
3. Anuncio a socios
Tranquiliza a los miembros: su membresía, su fecha de renovación y su historial se trasladan con ellos. Además, enumera tres cosas que podrán hacer.
4. Recordatorio a socios
Fija expectativas dos semanas antes: el email de contraseña, las fechas de renovación sin cambios, las inscripciones a eventos a salvo y el breve periodo en que se pausan los pagos online.
5. Bienvenida al nuevo portal
El email del día del lanzamiento con el enlace para crear la contraseña y tres primeras acciones, que invita a los miembros a avisar si algo parece incorrecto.
6. Actualice su método de pago
Solo para miembros con autopago o tarjeta guardada, si estos no pueden trasladarse. Un enlace, un minuto y la opción de pagar con factura.
7. FAQ de la web
Seis preguntas y respuestas para publicar seis semanas antes del lanzamiento: por qué cambian, el historial, qué deben hacer los miembros, las fechas de renovación, los eventos y a quién preguntar.
8. Guion telefónico y de recepción
Qué decir cuando llaman los miembros, con respuestas para problemas de acceso, datos incorrectos y frustración.
9. Seguimiento «Lo hemos escuchado»
Cierra el círculo 30 días después del lanzamiento con lo que le dijeron los miembros y lo que ha cambiado.
Para quién es este kit
Directores ejecutivos, responsables de membresía y personal de comunicación de asociaciones, cámaras de comercio, sociedades profesionales y organizaciones sin fines de lucro. Úselo tanto si deja un AMS heredado como si abandona las hojas de cálculo y una herramienta de email separada.
Cómo usar el Kit de comunicación para migrar de AMS
Sustituya los campos variables
Complete cada {{campo}}, como {{organizacion}}, {{nuevo_sistema}}, {{fecha_lanzamiento}} y {{contacto}}, y ajuste el tono para que suene como su organización.
Incluya los mensajes en el calendario del proyecto
Programe cada plantilla según su fecha de lanzamiento con el calendario que aparece al inicio del kit, desde el informe a la junta en el momento de la decisión hasta el seguimiento 30 días después del lanzamiento.
Indique una persona real en cada mensaje a los miembros
Use el mismo contacto, con nombre, teléfono y email, en todos los mensajes a los miembros. Los miembros confían en un cambio cuando saben a quién llamar.
Use el email de pago solo si lo necesita
Envíe la plantilla 6 solo a los miembros con autopago o tarjeta guardada, y solo si sus tarjetas no pueden trasladarse al nuevo sistema de pagos.
Cierre el círculo después del lanzamiento
Treinta días después del lanzamiento, envíe la plantilla 9 para contar a los miembros lo que le dijeron y lo que ha cambiado.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debemos avisar a los miembros de que cambiamos de sistema de membresías?
Seis semanas antes del lanzamiento, con un recordatorio dos semanas antes y un email de bienvenida el día del lanzamiento. Seis semanas dan tiempo a los miembros para hacer preguntas sin que la noticia pierda actualidad, y le permiten publicar una FAQ en la web junto con el anuncio.
¿Qué debe decir el email de anuncio a los miembros?
Que su membresía, su fecha de renovación y su historial se trasladan con ellos; qué podrán hacer en el nuevo portal; que todavía no tienen que hacer nada; cuándo volverá a escribirles; y el nombre, el teléfono y el email de una persona real que les responderá.
¿Cómo pedimos a los miembros que vuelvan a introducir su tarjeta guardada?
Con un mensaje breve y tranquilizador: explique que las tarjetas guardadas no pudieron trasladarse al nuevo sistema de pagos, que es más seguro, incluya un único enlace para añadir la tarjeta antes de la fecha de renovación y ofrezca una factura como alternativa. La plantilla 6 hace exactamente esto.
¿Qué debe decir el equipo cuando los miembros llaman por el nuevo sistema?
La plantilla 8 es un guion para recepción y teléfono con respuestas para miembros que no pueden acceder, cuyos datos parecen incorrectos o que están molestos, y un recordatorio para registrar cada llamada en la ficha del miembro.
¿Cómo hacemos el seguimiento después del lanzamiento?
Treinta días después del lanzamiento, envíe una breve actualización del tipo «nos dijeron, hicimos»: dos comentarios recibidos y lo que cambió, cuántos miembros ya han configurado su cuenta y su enlace de acceso.
¿También tenemos que informar a la junta directiva?
Sí. La plantilla 1 informa a la junta de qué sistema eligieron, los objetivos, la fecha de lanzamiento, qué necesitan de ella y cómo gestionan los riesgos, por ejemplo conciliando los datos y manteniendo el sistema antiguo en solo lectura durante 12 meses.
¿Podemos usar el kit con cualquier software de membresías?
Sí. Los mensajes son neutrales. Sustituya {{nuevo_sistema}} y {{sistema_antiguo}} por los nombres de sus plataformas.