Guide d'intégration

Utiliser Zoom avec Melora Connect

Ajoutez Zoom à votre compte Melora Connect, créez des réunions pour vos événements et vos comités, voyez qui a rejoint et retirez l'application lorsque vous n'en avez plus besoin.

Avant de commencer

Zoom est un module complémentaire que l'équipe Melora active pour votre organisation. Si la carte Zoom dans Melora indique « Non activé », demandez à votre contact Melora de l'activer. Il vous faut aussi un compte Zoom et le droit de gérer les paramètres dans Melora.

Ajouter l'application : connecter Zoom

Dans Melora Connect, cliquez sur Paramètres dans le menu, puis sur l'onglet Intégrations.
Sur la carte Zoom, cliquez sur « Connecter Zoom ».
Connectez-vous à Zoom avec le compte qui doit héberger vos réunions et autorisez toutes les permissions demandées par Melora.
Vous revenez à Intégrations, et la carte affiche le compte Zoom connecté.

Les réunions sont créées dans ce compte Zoom. Si la personne qui l'a connecté quitte l'organisation, reconnectez-vous avec un autre compte.

Créer une réunion pour un événement

Ouvrez l'événement, ou créez-en un, et choisissez un format virtuel ou hybride dans Planification.
Cochez « Créer une réunion Zoom pour cet événement » au lieu de coller un lien.
Poursuivez ou enregistrez. Melora crée la réunion à l'heure de l'événement et affiche son lien. Chaque membre qui participe reçoit son propre lien de connexion sur la page de l'événement.

Lorsque vous modifiez l'heure ou le nom de l'événement et enregistrez, Melora met à jour la réunion Zoom. Lorsque vous annulez ou supprimez un événement à venir, Melora supprime sa réunion Zoom. Pour utiliser un autre lien, décochez la case, confirmez et collez votre propre lien. Si une modification n'a pas pu parvenir à Zoom, l'événement l'indique avec un bouton Réessayer, et votre modification dans Melora est toujours enregistrée.

Créer une réunion pour un comité

Ouvrez le comité et son onglet Réunions, puis planifiez ou modifiez une réunion.
Cochez « Créer une réunion Zoom » et enregistrez.

Voir qui a rejoint

Une fois l'événement terminé, Melora demande à Zoom qui a rejoint et enregistre la présence des personnes qui devaient participer, afin qu'elles apparaissent comme présentes.

Zoom ne nomme les personnes extérieures à votre compte Zoom que si elles se sont inscrites à la réunion ; Melora inscrit donc chaque membre qui participe et lui donne son propre lien de connexion.
L'inscription nécessite un forfait Zoom payant. Avec un forfait gratuit, la réunion n'a pas d'inscription, l'événement l'indique et aucune présence ne peut être enregistrée depuis Zoom.
Une personne qui ouvre le lien partagé de la réunion remplit d'abord le court formulaire d'inscription de Zoom. Sa présence est enregistrée lorsqu'elle indique à Zoom l'adresse courriel qu'elle utilise dans Melora.
Les personnes qui ne participent pas à l'événement ne sont jamais enregistrées comme présentes.
Si vous avez connecté Zoom avant que les membres aient leurs propres liens, la carte Zoom vous demande de vous reconnecter une seule fois.

Rejoindre avant l'hôte

Le compte Zoom connecté héberge toutes les réunions, et ce n'est souvent pas la personne qui les anime. Melora permet donc de rejoindre la réunion à tout moment avant l'hôte, sans salle d'attente. Si l'administrateur de votre compte Zoom a verrouillé ces paramètres, Zoom conserve les siens.

Retirer l'application : déconnecter Zoom

Vous pouvez déconnecter Zoom à l'un ou l'autre de ces endroits.

Dans Melora Connect, cliquez sur Paramètres dans le menu, puis sur l'onglet Intégrations.
Sur la carte Zoom, cliquez sur « Déconnecter » et confirmez.

Vous pouvez aussi retirer l'application Melora Connect de votre compte Zoom, dans Zoom (Zoom App Marketplace, Manage, Installed Apps). Melora déconnecte alors Zoom de la même façon. Dans les deux cas, Melora cesse de créer et de mettre à jour des réunions. Les réunions déjà créées conservent leurs liens et restent dans Zoom.

Données utilisées par Melora

Melora accède uniquement aux réunions Zoom qu'elle crée pour votre organisation, ainsi qu'aux inscrits et aux participants de ces réunions. Elle ne lit pas vos autres réunions, enregistrements ou conversations. Lorsque vous vous déconnectez, Melora n'a plus aucun accès.

Assistance

Des questions sur l'intégration Zoom ? Écrivez à support@meloraconnect.com ou utilisez notre page de contact.