Une grille comparative des logiciels événementiels sert à comparer des plateformes selon les mêmes critères pendant les démonstrations des éditeurs. Cette édition associations, gratuite et à imprimer, note jusqu’à trois plateformes selon 10 critères qui montrent si une plateforme connaît vraiment vos membres, et ajoute une fiche de coût réel et de la place pour vos notes.
Les 10 critères
| # | Critère | Demandez-leur de vous montrer |
|---|---|---|
| 1 | Les membres sont reconnus à l’inscription, sans code promo | Un membre qui s’inscrit avec son identifiant ou son e-mail |
| 2 | Les tarifs membre, non-membre et par niveau s’appliquent automatiquement | Un membre et un non-membre achetant le même billet |
| 3 | Inscriptions et présence arrivent sur la fiche membre, sans export | La fiche membre juste après un enregistrement test |
| 4 | Billets, cotisations et dons sont traités dans un seul système | Où apparaissent un paiement de billet et une cotisation |
| 5 | Présentiel, virtuel et hybride partagent un même parcours d’inscription | Un événement hybride, sans liste de webinaire séparée |
| 6 | Vous pouvez lister les membres qui ne viennent plus | Les membres absents de tous les événements depuis 6 mois |
| 7 | Le coût annuel reste prévisible quand la participation augmente | Le prix à la participation actuelle et au double |
| 8 | L’historique des événements peut être importé depuis votre plateforme actuelle | Comment ils importent vos inscriptions exportées |
| 9 | Le support vient d’une équipe qui connaît les associations | Votre interlocuteur dédié et le plan d’intégration |
| 10 | Votre équipe peut l’utiliser sans fusionner de données après chaque événement | Le temps d’administration hebdomadaire pour un événement comme le vôtre |
Comment lire le score
| Score | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| 8 à 10 | Bon choix |
| 5 à 7 | Envisageable : creusez les lacunes avant de signer |
| Moins de 5 | Continuez à chercher |
La fiche de coût réel
L’abonnement n’est qu’une partie de ce que vous paierez. La page 2 estime le coût annuel complet de chaque éditeur :
- Frais par billet selon votre participation annuelle
- Abonnement ou licence annuels
- Outils séparés encore nécessaires, comme les webinaires, l’e-mailing ou les paiements
- Frais de traitement des paiements par an
- Frais de mise en place ou de migration
- Temps passé à fusionner les données : heures par événement × événements par an × coût horaire
Notes de démonstration et décision
Pour chaque éditeur, notez le point le plus fort, la principale lacune ou inquiétude et les questions à suivre. Terminez par l’éditeur retenu et la prochaine étape, avec une date.
À qui s’adresse cette grille
Aux équipes événements, adhésions et opérations des associations professionnelles et sectorielles, des chambres de commerce et des sociétés savantes qui comparent des logiciels de gestion d’événements, que la présélection compte des plateformes de billetterie généralistes, des outils spécialisés pour les associations, ou les deux.
Comment utiliser la grille comparative des logiciels événementiels
Inscrivez le nom des éditeurs
Imprimez les deux pages et inscrivez jusqu'à trois éditeurs dans les colonnes. Mélangez plateformes généralistes et spécialisées pour les associations si vous comparez les deux.
Demandez à voir chaque point en direct
Chaque critère comporte une ligne « Demandez-leur de vous montrer », par exemple un membre et un non-membre achetant le même billet. Demandez à l'éditeur de le montrer en fonctionnement pendant la démonstration, pas de le décrire.
Cochez seulement ce que vous avez vu fonctionner
Une case cochée vaut un point. Si l'éditeur affirme que c'est possible sans le montrer, laissez la case vide et notez-le comme question ouverte.
Estimez le coût annuel réel
En page 2, additionnez les frais par billet, l'abonnement, les outils séparés encore nécessaires, les frais de paiement, la mise en place et le temps passé à fusionner les données après chaque événement.
Faites le total et décidez
De 8 à 10 points, c'est un bon choix ; de 5 à 7, c'est envisageable si vous creusez les lacunes avant de signer ; sous 5, continuez à chercher. Notez l'éditeur retenu et la prochaine étape.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un logiciel événementiel associatif et une plateforme généraliste ?
Les plateformes généralistes vendent des billets à tout le monde. Un logiciel événementiel associatif connaît vos membres : il les reconnaît à l'inscription sans code promo, applique automatiquement les tarifs membres et par niveau, enregistre inscriptions et présence sur la fiche membre et traite billets et cotisations dans un seul système.
Que doit rechercher une association dans un logiciel de gestion d'événements ?
La reconnaissance automatique des membres et des tarifs membres, la présence enregistrée sur la fiche, billets et cotisations dans un seul système de paiement, un parcours d'inscription unique pour le présentiel, le virtuel et l'hybride, la liste des membres qui ne viennent plus, un coût prévisible quand la participation augmente, l'import de l'historique, un support qui connaît les associations et aucune fusion de données après chaque événement.
Comment mener une démonstration de logiciel événementiel équitable ?
Donnez le même scénario à chaque éditeur et demandez-lui de montrer chaque point en direct avec un membre test. Ne cochez un critère que si vous l'avez vu fonctionner. Une description, une diapositive ou une promesse de feuille de route ne rapportent aucun point.
Comment la grille est-elle notée ?
Chacun des 10 critères vaut un point. De 8 à 10 points, c'est un bon choix ; de 5 à 7, c'est envisageable si vous creusez les lacunes avant de signer ; sous 5, continuez à chercher.
Quels coûts cachés comporte un logiciel événementiel ?
Des frais par billet qui augmentent avec la participation, des outils séparés encore nécessaires pour les webinaires, l'e-mailing ou les paiements, des frais de traitement des paiements, des frais de mise en place ou de migration, et le temps passé à fusionner les inscriptions avec la base membres après chaque événement. La fiche de coût réel met chacun noir sur blanc.
Peut-on remplir la grille à l'écran ?
Elle est conçue pour être imprimée et apportée aux démonstrations. Vous pouvez aussi annoter le PDF à l'écran avec les outils de commentaire de la plupart des lecteurs PDF.
La grille est-elle réservée à Melora Connect ?
Non. Elle est neutre et permet de comparer n'importe quelle plateforme événementielle, généraliste ou spécialisée pour les associations.