Utiliser QuickBooks Online avec Melora Connect

Avant de commencer

L'équipe Melora active la synchronisation QuickBooks Online pour votre organisation. Si la carte QuickBooks Online dans Melora indique « Non activé », demandez à votre contact Melora de l'activer.

Il vous faut aussi une entreprise QuickBooks Online à laquelle vous pouvez vous connecter en tant qu'administrateur, et le droit de gérer les paramètres dans Melora. Une entreprise QuickBooks ne peut être connectée qu'à une seule organisation Melora. Les organisations de démonstration n'envoient jamais rien à QuickBooks.

Connecter QuickBooks Online

1. Dans Melora Connect, cliquez sur Paramètres dans le menu, puis sur l'onglet Intégrations.
2. Sur la carte QuickBooks Online, cliquez sur « Connecter ».
3. Connectez-vous à QuickBooks, choisissez votre entreprise et autorisez l'accès demandé par Melora.
4. Vous revenez à Intégrations, et la carte affiche votre entreprise QuickBooks avec l'état « Associez vos comptes ».

Associer vos comptes

Rien n'est publié tant que vous n'avez pas indiqué à Melora où va chaque type d'argent.

1. Sur la carte QuickBooks Online, cliquez sur « Comptes ».
2. Choisissez le compte de compensation (l'argent que MeloraPay détient avant votre versement), le compte des frais de traitement des paiements et le compte des frais Melora Connect.
3. Choisissez un produit ou service pour les cotisations, les factures aux membres, les commandites, les billets d'événement, les dons, les ventes de la boutique, les autres paiements et les remboursements. Chaque produit ou service apporte son propre compte de revenus depuis QuickBooks. Vous pouvez aussi choisir un produit ou service différent pour chaque type d'adhésion ; sinon, ils utilisent Cotisations.
4. Sous « Publier aussi l'argent antérieur », choisissez de partir de la date de connexion ou de publier aussi les derniers mois.
5. Cliquez sur « Enregistrer les comptes ».

Le nouvel argent est publié en quelques minutes. La publication de l'argent antérieur est un rattrapage ponctuel : le relancer ne publie jamais rien deux fois.

Ce que Melora publie

Une fois vos comptes associés, Melora publie de lui-même :

• Les membres et les commanditaires que vous facturez deviennent des clients dans QuickBooks.
• Les factures et les paiements reçus sur ces factures.
• Des reçus de vente pour l'argent payé sans facture, comme les billets d'événement, les dons et les ventes de la boutique.
• Les frais de traitement des paiements et les frais Melora Connect, en dépenses.
• Les remboursements.

Si un enregistrement portant le même numéro ou le même nom existe déjà dans QuickBooks, Melora s'y relie au lieu d'en créer une copie.

Changements faits dans QuickBooks

Melora surveille les enregistrements qu'il a publiés. Quand quelque chose change dans QuickBooks, comme un paiement enregistré là-bas, un enregistrement annulé ou supprimé, ou une devise qui ne correspond pas, Melora ne modifie rien de lui-même. Il affiche le changement sur la carte QuickBooks Online, parmi les changements à examiner, où vous choisissez Accepter ou Ignorer.

Melora encaisse les paiements par carte ou par compte bancaire via MeloraPay : un paiement enregistré seulement dans QuickBooks ne marque donc pas à lui seul la facture comme payée dans Melora.

Vérifier la synchronisation

La carte QuickBooks Online indique combien d'enregistrements sont en attente, publiés, en nouvel essai ou abandonnés, et quand Melora a publié pour la dernière fois. Ouvrez le journal de synchronisation pour voir chaque enregistrement, s'il est allé vers QuickBooks ou venu de QuickBooks, et le résultat. Cliquez sur « Actualiser » pour l'état le plus récent.

Le fichier d'exportation QuickBooks de Melora reste disponible, mais tant que QuickBooks Online est connecté, ne l'importez pas en plus : le même argent serait saisi deux fois.

Déconnecter QuickBooks Online

1. Dans Melora Connect, cliquez sur Paramètres dans le menu, puis sur l'onglet Intégrations.
2. Sur la carte QuickBooks Online, cliquez sur « Déconnecter » et confirmez.

Melora cesse de publier dans cette entreprise et oublie son accès. Tout ce qui est déjà dans QuickBooks y reste, et si vous reconnectez plus tard la même entreprise, rien n'est publié deux fois.

Données utilisées par Melora

Melora utilise l'autorisation comptable de QuickBooks. Il lit vos comptes et vos produits ou services pour vous les proposer lors de l'association des comptes, ainsi que les enregistrements qu'il a publiés et les paiements reçus sur ceux-ci. Il crée des clients, factures, reçus de vente, paiements, dépenses et remboursements uniquement pour l'argent de votre organisation dans Melora. Quand vous vous déconnectez, Melora cesse tout accès.

Assistance

Des questions sur l'intégration QuickBooks Online ? Écrivez à support@meloraconnect.com ou utilisez notre page de contact.